سياسة الإبلاغ عن المخالفات وحماية مقدمي البلاغات
جمعية التنمية الاهلية مركز مزعل
مقدمة:- توجب سياسة وإجراءات الإبلاغ عن المخالفات )ويشار إليها فيما بعد ”السياسة”( لجمعية التنمية الاهلية بمركز مزعل )ويشار إليها
فيما بعد،”الجمعية”( على اعضاء مجلس اإلدارة والمسؤول التنفيذي وموظفي ومتطوعي الجمعية الإلتزام بمعايير عالية من الأخلاق
الشخصية أثناء العمل وممارسة واجباتهم ومسؤولياتهم، وتضمن هذه السياسة أن يتم الإبلاغ في وقت مبكر عن أي مخالفة او خطر
جدي أو سوء تصرف محتمل قد تتعرض له الجمعية أو أصحاب المصلحة أو المستفيدين ومعالجة ذلك بشكل مناسب. كما يجب
على كافة من يعمل لصالح الجمعية مراعاة قواعد الصدق والنزاهة أثناء أداء مسؤولياتهم والالتزام بكافة القوانين واللوائح المعمول
بها. تهدف هذه السياسة الى تشجيع كل من يعمل لصالح الجمعية لإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات وطمأنتهم إلى أن القيام بهذا
الأمر آمن ومقبول ولا ينطوي على أي مسؤولية.
النطاق
تطبق هذه السياسة على جميع من يعمل لصالح الجمعية سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولين تنفيذيين أو موظفين أو
متطوعين أو مستشارين بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعية، و بدون أي استثناء. ويمكن أيضا من أصحاب المصلحة من
مستفيدين ومانحين ومتبرعين و غيرهم الإبلاغ عن أية مخاطر أو مخالفات.
المخالفات
تشمل الممارسات الخاطئة أي مخالفات جنائية أو مالية أو الإخلال بأي التزامات قانونية أو تشريعية أو متطلبات تنظيمية داخلية أو
تلك التي تشكل خطراً على الصحة أو السلامة أو البيئة.
و تشمل المخالفات التي يتوجب الإبلاغ عنها ،على سبيل المثال لا الحصر، ما يلي:
السلوك غير القانوني )بما في ذلك الرشوة أو الفساد( أو سوء التصرف.سوء التصرف المالي )بما في ذلك ادعاء النفقات الكاذبة، إساءة استخدام الألشياء القيمة، عمليات غسيل االموال أو دعم لجهات مشبوهة.
عدم الأفصاح عن حاالت تعارض المصالح )مثل استخدام شخص منصبه في الجمعية لتعزيز مصالحه الخاصة أو مصالح الاخرين فوق مصلحة الجمعية.
إمكانية الاحتيال )بما في ذلك إضاعة، إخفاء أو إتالف الوثائق الرسمية.
الجرائم الجنائية المرتكبة، أو التي يتم ارتكابها، أو التي يحتمل ارتكابها أياً كان نوعها.
عدم الالتزام بالسياسات وأنظمة وقواعد الرقابة الداخلية أو تطبيقها بصورة غير صحيحة.
الحصول على منافع أو مكافآت غير مستحقة من جهة خارجية لمنح تلك الجهة معاملة تفضيلية غير مبررة.
الافصاح عن معلومات سرية بطريقة غير قانونية.
التلاعب بالبيانات المحاسبية.
تهديد صحة الموظفين وسالمتهم.
انتهاك قواعد السلوك المهني و السلوك غير الأخالقي.
سوء استخدام الصلاحيات أو السلطات القانونية.
مؤامرة الصمت والتستر فيما يتعلق بأي من المسائل المذكورة أعلاه.
الضمانات
هدف هذه السياسة الى إتاحة الفرصة لكل من يعمل لصالح الجمعية لإلبالغ عن المخالفات وضمان عدم تعرضهم لالنتقام أو الايذاء
نتيجة ذلك. وتضمن السياسة عدم تعرض مقدم البالغ لخطر فقدان وظيفته أو منصبه أو مكانته االجتماعية في الجمعية وألي شكل
من أشكال العقاب نتيجة قيامه باإلبالغ عن أية مخالفة. شريطة أن يتم اإلبالغ عن المخالفة بحسن نية وأن تتوفر لدى مقدم البالغ
معطيات اشتباه صادقة و معقولة، وال يهم اذا اتضح بعد ذلك بأنه مخطئ.
من أجل حماية المصلحة الشخصية للمبلغ، فإن هذه السياسة تضمن عدم الكشف عن هوية مقدم البالغ عند عدم رغبته في ذلك، ما
لم ينص القانون خالف ذلك. وسيتم بذل كل جهد ممكن ومناسب للمحافظة على كتمان وسرية هوية مقدم الابلاغ عن أي مخالفة.
ولكن في حاالت معنية، يتوجب للتعامل مع أي بالغ أن يتم الكشف عن هوية مقدم البالغ، ومنها على سبيل المثال ضرورة كشف
الهوية أمام أي محكمة مختصة. كذلك يتوجب على مقدم البالغ المحافظة على سرية البالغ المقدم من قبله وعدم كشفه ألي موظف
أو شخص آخر. ويتوجب عليه أيضا ء مقدم البالغ بسبب ً عدم إجراء أي تحقيقات بنفسه حول البلاغ. كما تضمن السياسة عدم إيذا
الإبلاغ عن المخالفات وفق هذه السياسة.
إجراءات الإبلاغ عن مخالفة
فضل اإلبالغ عن المخالفة بصورة مبكرة حتى يسهل اتخاذ اإلجراء المناسب في حينه.
على الرغم من أنه ال يطلب من مقدم البالغ إثبات صحة البلاغ، أنه يجب أن يكون قادراً على إثبات أنه قدم البالغبحسن نية.
يتم تقديم البالغ خطياً )وفق النموذج المرفق( وطباعته ثم تسليمه بظرف مغلق الى مدير عام الجمعية او إدارة المواردالبشرية أو من خالل ارساله مباشرة الى البريد الالكتروني لمسؤول الجودة في الجمعية.
معالجة البلاغ
يعتمد اإلجراء المتخذ بخصوص اإلبالغ عن أي مخالفة وفق هذه السياسة على طبيعة المخالفة ذاتها. إذ قد يتطلب ذلك إجراء مراجعة غير رسمية أو تدقيق داخلي أو تحقيق رسمي. ويتم اتباع الخطوات التالية في معالجة أي بلاغ:
تقوم لجنة الجودة/ الشكاوى واالقتراحات عند استالم البالغات باطلاع رئيس مجلس الادارة والمسؤول التنفيذي إذا لم يكن البالغ موجهاً للجمعية ضد األخير( على مضمون البالغ خلال اسبوع من استالم البالغ.
يتم إجراء مراجعة أولية لتحديد ما إذا كان يتوجب إجراء تحقيق و الشكل الذي يجب أن يتخذه. ويمكن حل بعض البلاغات بدون الحاجة إلجراء تحقيق.
يتم تزويد مقدم البالغ خالل 10 أيام بإشعار استالم البلاغ ورقم هاتف للتواصل.
إذا تبين ان البلاغ غير مبرر، فلن يتم إجراء أي تحقيق إضافي. و يكون هذا القرار نهائياً و غير قابل إلعادة النظر ما لم يتم تقديم إثباتات إضافية بخصوص البالغ.
إذا تبين ان البالغ يستند الى معطيات معقولة ومبررة، يتم إحالة البالغ الى مدير عام الجمعية أو مدير إدارة الموارد البشرية للتحقيق في البالغ وإصدار التوصية المناسبة.
يجب على مدير عام الجمعية او مدير الموارد البشرية االنتهاء من التحقيق في البالغ وإصدار التوصية خلال عشرة
أيام عمل من تاريخ إحالة البالغ.
ترفع لجنة الجودة توصياتها الى مدير عام الجمعية للمصادقة واالعتماد.
يتم تحديد اإلجراءات التأديبية المترتبة على المخالفة وفق سياسة اإلبالغ عن المخالفات وحماية مقدمي البالغات
وقانون العمل الساري المفعول.
متى كان ذلك ممكنا،ً تزويد مقدم البالغ بمعطيات عن أي تحقيق يتم إجراءه. ومع ذلك، لا يجوز إعلام م مقدم البالغ بأي إجراءات تأديبية أو غيرها مما قد يترتب عليه إخلال الجمعية بالتزامات السرية تجاه شخص آخر.
تلتزم الجمعية بالتعامل مع الإبلاغ عن أي مخالفة بطريقة عادلة و مناسبة، و لكنها ال تضمن أن تنسجم طريقة معالجة
البالغ مع رغبات مقدم البلاغ.
اعتماد مجلس الأدارة
اعتمد هذه السياسة مجلس الأدارة في جلسته الطارئة لعام 2023م في بتاريخ 2023/9/4م.